Hogyan gyűjtsd a szervezeted köré gyűlő érdeklődők és lehetséges támogatók adatait, illetve hogyan foglald rendszerbe azokat? A nonprofit.hu hasznos cikksorozatot írt a témában.
Következzen néhány tipp az eszközválasztás szempontjaihoz, amelyek segítségével szervezeted megtalálhatja a saját céljai számára legalkalmasabb technikai hátteret.
Egyszerűbb célok és kisebb adatbázis esetén nem muszáj rögtön egy komplex CRM rendszer bevezetésén gondolkozni. A kapcsolatainkkal való kommunikációhoz megteszi első körben egy tömeges levélküldő szolgáltatás, amelyet kombinálhatsz meglévő excel adatbázisaiddal, esetleg összeköthetsz honlapoddal.
A levélküldő rendszerek tudnak:
– nagy mennyiségű email címre levelet küldeni,
– címzett listákat kezelni
– a kiküldésről riportokat készíteni (megnyitók és nem megnyitók, kattintott tartalmak)
– némi automatizációt végezni (pl. időzített levelek, válasz email küldése, nem megnyitókra kiküldés, stb.)
Ilyen népszerű tömeges levélküldő rendszerek például:
Brevo
MailChimp
GetResponse – melyhez jelenleg is 50% kedvezménnyel juthatnak hozzá civilek a CivilTech programunkban itt;
ActiveCampaing
MailerLite – amiről cikksorozatunkban olvashatsz itt.
Action Network
Előnyük a sima gmail-es levelező rendszerhez vagy más szervezeti levelező szerverhez képest egyértelmű, utóbbiakból ugyanis a sok címzettre kiküldött emailek nagyon könnyen kerülhetnek a spambe. És ha egyszer oda kerültek, később jó eséllyel más üzeneteid sem érnek majd célba akár egyetlen címzettnek sem. A hírlevélküldők azonban viszonylag tisztán tartják az adatbázist, meg tudod nézni a címzett listáidban, hogy mely email cím került blokkolásra mondjuk azért, mert nem szokta megnyitni leveleidet vagy mert nem megfelelő az email cím, például hibásan került rögzítésre.
A hírlevélküldők közötti választásnál fontos szempont lehet az árazás. Van, amelyik a kiküldött levelek mennyisége alapján, van, amelyik a kontaktok száma alapján határoz meg árkategóriákat. Saját felhasználási szokásaink, terveink és adatbázisunk nagysága alapján érdemes végiggondolni, melyik csomag éri meg nekünk leginkább. Érdemes persze mindig azt is végiggondolni, hogy egy növekvő adatbázis esetén ne kelljen újabb és újabb csomagokra váltani, főleg, ha mondjuk éves előfizetést választottunk, de fél éven belül már “kinőttük” a fizetett keretünket.
Fontos szempont lehet még a könnyű kezelhetőség, a felhasználóbarát kezelőfelület. A különféle hírlevélküldők mára álalában igaz, hogy könnyű elsajátítani használatukat. Jellemzően a drag & drop elven működnek, mellyel könnyedén alakíthatunk ki egy ízléses designt a rendszerekben lévő sablonok, blokkok használatával: egyszerűen csak odahúzzuk a megfelelő részre a kívánt sablon elemet levelünkben, és személyre szabjuk azt, legyen az egy gomb, egy szövegblokk vagy egy feliratos kép. A szervezet saját brandjének megfelelő színeket is lementhetjük, így vizuálisan is erősíthetjük levelezésünkben saját szervezetünk márkaismertségét.
Ezek a rendszerek leginkább pár százas vagy pár ezres adatbázis esetén tesznek jó szolgálatot, illetve akkor, ha manuálisan állítasz be kampányokat, küldesz ki hírlevelet, de ennél komplexebb folyamatokat nem szeretnél menedzselni. Ha érzed magadban a potenciált, hogy ennél a szintnél feljebb lépj, automatizált folyamatokat használj, növeld jelentősen adatbázisodat, donor journey-t építs ki, illetve más jellegű tevékenységeket is ebben a rendszerben kezelj (adatbázis-építés, adományriportok, eseményszervezés, önkéntesmenedzsment, vállalati kapcsolatok, stb.), akkor akár kezdetben is érdemes elgondolkodni egy összetettebb adatbázis-kezelő és levélkiküldő rendszeren: vagyis egy CRM rendszeren.
A CRM rendszerekről
A CRM rendszerek bevezetése komolyabb döntés szokott lenni a civil szervezeteknél, mert egy egyszerű levélküldő használatánál jóval nagyobb átgondolást igényel, hogy mikor, miért és melyik rendszert válassza a szervezet. Egy ilyen szoftver sokkal többet tud és komplexebb kapcsolattartási célokat szolgál, ezért azonban a szervezetnek tudatosan át kell gondolja, hogy milyen adatokat és milyen összefüggéseket szeretne látni és követni saját céljai megvalósításának érdekében.
Elterjedt CRM rendszerek például:
CiviCRM
CiviCRM üzemeltetés: https://www.reflexivecommunications.hu
SalesForce (nem open source)
MiniCRM (nem open source)
HubSpot
Érdemes arra számítani, hogy bár tisztább és relevánsabb adatokhoz juthatunk egy jól felépített CRM rendszerrel, de csak akkor, ha a szervezet magára tudta szabni annak lehetőségeit, amibe bizony hosszú távon szükséges munkát fektetni. A fejlesztések folyamatosak lehetnek, mivel bármennyire tudatosan átgondolt elvárások és adatstruktúra alapján kezdünk is neki, a használat során további igényeink jelenhetnek meg, ami folyamatos újratervezést és fejlesztéseket igényelhet majd.
Forrás és további infók innen: –nonprofit.hu–
Jogsegély, jogi tanácsadás 